08.02.2022

Rpa Süreçleri Nasıl Belirlenir, Süreç Seçim Metodolojisi Nasıldır?

RPA, şirket çalışanları tarafından uygulanan ve yinelemeye dayalı görevlerin yazılım robotları aracılığıyla otomatikleştirilmesini sağlamasıyla son derece önemlidir. RPA; şirketlere getirdiği yeniliklerle basit görevleri daha güvenilir, daha kaliteli ve daha hızlı bir şekilde gerçekleştirebilmektedir. Bu sayede şirket, çalışanlarının yeteneklerini yani insan iş gücünü daha önemli işlemlerde kullanabilmektedir.

Şirketlerin RPA’nın büyük avantajlarından yararlanabilmesi için doğru süreci belirlemelidir. Süreçlerin doğru olarak belirlenememesi durumunda istenilen sonuçlar elde edilemez. Yapılan bir araştırmayla elde edilen sonuçlara göre özellikle büyük şirketler RPA’yı ölçeklendirmekte ciddi sorunlar yaşıyor. Elde edilen sonuçlara göre bot dağıtımlarının sadece %3’ü ölçeğe ulaşabilmektedir. Bu oranın bu kadar düşük olmasının temel nedeni ise yanlış iş süreçlerinde RPA’nın kullanılması ve süreç seçim metodolojisinin tam olarak anlaşılmamasıdır.

RPA’dan sağlıklı bir şekilde faydalanabilmek isteyen kurumlar tarafından sık sık “RPA süreçleri nasıl belirlenir, süreç seçim metodolojisi nasıldır?” sorusu sorulmaktadır.

Bu yazımızda sizler için RPA süreçlerini belirleyebilmenizde yardımcı olması için RPA Kullanmadan Önceki Süreçten, Kendinize Sormanız Gerekenlerden ve RPA Hedeflerinizi Tanımlamanızdan bahsedeceğiz.

Rpa Kullanmadan Önce Süreci Gözden Geçirin

RPA kullanmadan önce yapmanız gereken ilk iş, RPA’nın kullanılacağı süreci tam olarak anlamak olmalıdır. Süreci tam olarak anlayabilmek için sürecin her adımını ve sürecin amacını kavramanız gerekmektedir.

Ancak günümüzde özellikle büyük işletmeler süreci tam olarak gözden geçirmeden yaklaşımlarını hızlandırıyor ve kusurlu olarak nitelendirilen süreçleri otomatikleştiriyor. Bunun sonucunda ise aynı işlemi farklı şekillerde defalarca otomatikleştiriliyor ve kaynak israfına neden olabiliyor. Bunun gibi olumsuz sonuçlar yaşamamak için açık bir şekilde tanımlanmış olan ve standart, keskin süreçlerin otomasyonu yapılmalıdır.

RPA kullanmadan önce süreci gözden geçirerek, otomasyonun doğru bir şekilde uygulanabilmesi için ilk adımı atabilirsiniz.

İlginizi Çekebilir: RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) Uygulamaları Nelerdir?

RPA Kullanmadan Önce Kendinize Sormanız Gerekenler

RPA kullanmadan önce sadece süreci gözden geçirmeniz yeterli değildir. RPA’yı herhangi bir iş sürecinde kullanmadan önce kendinize iş süreci ile ilgili şu soruları sormalısınız;

  • Açık kurallara sahip mi?
  • Manuel olarak mı yürütülüyor ve bu yüzden mi hatalara neden oluyor?
  • Ortak bir süreç mi?
  • Tekrarlanıyor mu?
  • İşlem her yürütüldüğünde aynı adımlar tamamlanıyor mu?

Bir süreç için bu sorulara “Evet” diyebiliyorsanız, çok yüksek bir ihtimal bu süreç otomatikleştirmeye uygundur. Ancak yine de bir RPA’nın bir süreçte sağlıklı bir şekilde kullanılabilmesi için bu sorular dışında kendinize daha farklı sorularda sormalısınız. RPA kullanmadan önce iş süreci ile ilgili sormanız gereken diğer sorulardan bazıları şu şekildedir;

  • Standart bir süreç mi yoksa organizasyon genelinde değişiklikler yaşanıyor mu?
  • Mekanik olan ve eleştirel düşünce gerektiren görevler süreç içinde yer alıyor mu?
  • Süreç, uygulamaları kullanan bir çalışan tarafından dijital olarak mı yönetiliyor?
  • Süreç, düzenleyici yönergelere ve kısıtlamalara mı bağlı?
  • Ölçeklendirilmek için daha fazla kaynağa ihtiyaç duyan süreçler var mı?
  • Sistemin performansını düşüren, yani darboğaza neden olan bir süreç var mı?
  • İşlemlerde daha önce hataya açık veri girişi oldu mu?
  • Yetenekli ve bilgili olan çalışanlarınız eleştirel düşünme gerektirmeyen görevleri yerine getiriyor mu?

RPA kullanmadan önce kendinize bunlar gibi oldukça basit bir şekilde cevaplandırılabilecek sorular sormanız oldukça önemlidir. Bu soruların cevaplarına göre doğru süreçleri tanımlayabilir ve RPA’dan istediğiniz sonuçları elde edebilirsiniz.

RPA Hedeflerinizi Tanımlayın

Şirketlerin, kurumların ya da işletmelerin RPA hedefleri benzerlik göstermektedir. Bu hedefler; verimliliği artırabilmek, maliyetleri düşürebilmek, hataları azaltabilmek, müşteri memnuniyetini artırabilmek ve insan iş gücünü daha verimli işlerde kullanabilmek için basit / sıradan görevleri otomatikleştirmektir. Bu sayede tekrarlayan görevler çalışanlar için ortadan kalkar ve bu görevlerden daha güvenilir, daha verimli, daha kaliteli sonuçlar elde edilir.

Bu yazımızda sizler için RPA süreçlerini belirleyebilmenizde yardımcı olması için RPA Kullanmadan Önceki Süreçten, Kendinize Sormanız Gerekenlerden ve RPA Hedeflerinizi Tanımlamanızdan bahsettik. Renova Consulting olarak müşterilerimiz için UiPath’in, Türkiye’deki Gold Partner statüsündeki iş ortağı olarak RPA çözümleri sunuyoruz. RPA çözümlerimiz ile şirketinizde robotlaşma işlemlerinizi hızlandırabilirsiniz. Hız ve verimi artırmak temel amacımız. Ürünlerimiz ve hizmetlerimiz hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak için sitemizi inceleyebilir ya da iletişim kanallarımızdan birini kullanarak  bizimle iletişime geçebilirsiniz.