RPA, yani robotik süreç otomasyonları, her gün daha fazla kurumun tercih ettiği, yeni çağın iş verimliliği hedeflerini yakalamayı sağlayan akıllı yazılımlarla gerçekleştirilir. Peki bu otomasyonlar hangi alanlarda işe yarar? RPA örneklerinden toplu e-posta oluşturma, PDF'lerden ve diğer formatlardan veri çıkarma, fatura oluşturma ve teslim etme işlemlerini sizler için yazdık.

Toplu e-Postalar Oluşturma    

E-posta, tüm işletmeler için ana iletişim yöntemlerinden biridir. E-posta ile bilgi alışverişi pek çok bölüm için kritik öneme sahiptir ancak gelen kutusunu gözden geçirmek ve e-postaları okumak bile değerli zamanınızın çoğunu alır.

Birçok kuruluş, müşterilere daha verimli hizmet vermek ve insanların yalnızca ilgileneceği mesajlara odaklanması amacıyla e-posta işlemlerinin belirli bölümleri için otomasyon arar.

Gelen veya giden e-postaları içeren tekrarlanan işlemler, e-posta otomasyonu için iyi adaylardır. E-posta kutularını izlerken, gelen iletileri yakalarken veya gelen bir e-postaya dayalı bir süreci başlatırken e-posta ile RPA'nın avantajlarından yararlanabilirsiniz.

Toplu e-posta oluşturma hizmetleri kapsamında IT departmanı talepleri, faturalar, müşteri bilgi talepleri, sipariş girişi, raporlar ve ekli e-posta gönderimi vardır.

PDF'lerden ve Diğer Formatlardan Veri Çıkarma  

PDF, çok sayıda kişi ve kuruluş tarafından bilgi alışverişinde bulunmak için en çok kullanılan formatlardan biridir. İşle ilgili belgeler oluşturmak için yaygın olarak kullanılır ve bu nedenle çoğu süreç otomasyonunda önemli bir rol oynar.

Bilgi paylaşımı PDF ile çok uygundur ancak bilgileri belgelerden çıkarmak yoğun ve sıkıcı bir iş olabilir. Akıllı RPA botlarının çoğu, işlemi yürütmek için bir belgeden de sağlanabilecek girdi verileri gerektirir. Böyle bir senaryo için bir örnek, satın alma siparişinden veri çıkarmak ve bir ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) sistemindeki verilere dayalı olarak eylemler gerçekleştirmek olabilir. Sorunu çözmek için RPA, kullanıcı dostu ve kullanışlı etkinlikler yardımıyla belgelerden veri çıkarmanıza olanak tanır.

Fatura Oluşturma ve Teslim Etme

Robotik süreç otomasyonu veya RPA, rutin işlemleri yürüten ve tekrarlayan insan faaliyetlerini taklit ederek veriye dayalı kararlar veren bir yazılımdır. Bir yazılım olarak RPA, fatura oluşturma ve teslim etme gibi iş süreçlerini ve görevlerini tam olarak insanlar tarafından yürütülüyormuş gibi taklit eder ve otomatikleştirir. Aynı zamanda insan hatasını ortadan kaldırır. Her fatura döneminde tekrarlanan mutabakat yazışmaları, eklentili mailler ve buna benzer zaman alıcı işlemler, RPA ile saniyeler içinde tamamlanabiliyor. Daha hızlı ve yeniden yönlendirilmiş bir iş gücü olarak hizmet veren RPA, tekrarlayan bilgisayar tabanlı görevler, karar tabanlı görevler veya bir süreci tamamlamak ve bilgi araması yapmak için birden fazla sisteme erişmeyi gerektiren görevler etrafında inşa edilebilir.

RPA Fatura Otomasyonu

Bu akıllı yazılım önce e-mail kutunuza giriş yapar ve ardından tüm okunmamış e-postalarınızı okur. Bundan sonra, içinde 'fatura' kelimesi bulunan e-postadaki tüm ekleri indirir. Ardından sistemden satın alma siparişi numarasını ve ekteki toplam tutarı okur ve çıkarır. Daha sonra satın alma siparişi numarasını arayacak ve toplam numarayla eşleştirecektir. Bu doğrulama yapıldıktan sonra fatura işleme alınır ve yazılım bir onay e-postası gönderir. Fatura eşleşmezse, yine de bir uyumsuzluk nedeniyle faturanın işlenemeyeceğini belirten bir e-posta gönderir. Bu döngü, tüm sistem tüm ekleri okuyana kadar devam eder. Tüm bu akışı yürüttüğünüzde, bu sürecin ne kadar hızlı yürütülebileceğini ve sistemin zekasını nasıl kullandığını görebileceksiniz ve tüm bu süreç otomatiktir.

UiPath Gold Partner’ı Renova Consulting olarak bizler sürekli olarak işletmelerin bu değişime öncülük etmesine yardımcı oluyoruz.